Etsy Update 9/10/2025: Seller cần chuẩn bị gì trước loạt thay đổi mới?

Chắc hẳn hôm nay nhiều seller đã nhận được email từ Etsy thông báo về những thay đổi quan trọng trong Payments Policy và Privacy Policy, có hiệu lực từ ngày 9/10/2025.

Đây không chỉ là một thông báo thường lệ mà là bản cập nhật có thể tác động trực tiếp đến dòng tiền và dữ liệu khách hàng của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng bóc tách chi tiết các điểm mới, hiểu rõ tác động và chuẩn bị những bước đi cần thiết đặc biệt là với cộng đồng seller Việt Nam.

Payments Policy – Dòng tiền bị siết chặt hơn

Những điểm mới Etsy công bố:

• Etsy có thể giữ hoặc trì hoãn deposit nếu pháp luật yêu cầu. Trước kia, policy chỉ ghi “unusual activity” hoặc “risk of chargeback” là lý do giữ tiền.
• Khẳng định rõ vai trò Payment Agent cho seller Mỹ: được ủy quyền nhận, giữ và giải ngân tiền thay mặt seller.
• Cập nhật rõ ràng nếu thông tin thuế sai hoặc không hợp lệ, Etsy có quyền giữ tiền, khóa hoặc hạn chế account. Trước đây policy chỉ nhắc seller phải tuân thủ “tax obligations” (nghĩa vụ thuế) nhưng không nói rõ hậu quả. Với seller quốc tế điều này cực kỳ quan trọng: nếu không cung cấp đúng W-8BEN ( Form W-8BEN chính là mẫu IRS dành cho cá nhân nước ngoài để chứng minh bạn không chịu thuế Mỹ và giúp nền tảng khấu trừ đúng ) hoặc EIN/ITIN, Etsy có thể mặc định khấu trừ 30% thuế trên toàn bộ doanh thu, thậm chí giữ lại toàn bộ payout cho đến khi thông tin thuế được xác minh.
• Với seller EU/EEA, chính sách bổ sung quy định cụ thể khi seller di chuyển khỏi EEA. Trước đó phần này chưa có hướng dẫn rõ.

Thông tin chi tiết tại: Etsy Payments Policy

👉 Tóm lại, Etsy đã siết chặt việc quản lý dòng tiền: ngay cả khi shop vận hành bình thường, tiền vẫn có thể bị giữ. Seller cần chuẩn bị quỹ dự phòng và đảm bảo hồ sơ thuế chính xác tuyệt đối, nhất là với seller Việt Nam mở LLC ở Mỹ/EU.

Privacy Policy – Dữ liệu & Cookies gắt hơn

Những điểm mới Etsy công bố:

• Etsy viết lại để giải thích rõ cách thu thập - sử dụng - chia sẻ dữ liệu, thay cho bản cũ vốn nặng tính pháp lý và khó hiểu.
• Chính sách mới bổ sung nội dung về chống gian lận và an ninh mạng, trong khi bản trước gần như không nhắc tới.
• Mô tả chi tiết cách sử dụng dữ liệu từ cookies, đồng thời cho phép buyer lựa chọn opt-out.
• Cập nhật thêm phần tuân thủ các đạo luật bảo mật mới ở từng bang (California, Virginia, Colorado…)

Tham khảo thêm thông tin tại đây: Privacy Policy, Cookies & Similar Technologies Policy, Cookies & Similar Technologies Disclosure, United States Regional Privacy Policy

👉 Điều này đồng nghĩa việc giám sát dữ liệu ngày càng chặt chẽ: multi-account hay login từ VPN/IP lạ dễ bị flag. Ngoài ra, buyer có thể chọn tắt cookies → hiệu quả remarketing qua Etsy Ads sẽ giảm, do đó seller nên cân nhắc mở rộng thêm các nền tảng khác như ( Tiktok, Amazon, Ebay,…)

Ảnh hưởng & cách seller ứng phó

Seller nhỏ (newbie, vài đơn/ngày)

• Ảnh hưởng: dễ bị Etsy hold payout nhất, vì acc mới + doanh thu nhỏ = Etsy gắn cờ rủi ro cao.
• Giải pháp:
  • Làm thuế chuẩn ngay từ đầu (W-8BEN hoặc EIN/ITIN).
  • Không push quá nhanh → tăng volume từ từ để tránh Etsy nghi ngờ.
  • Tập trung chăm sóc khách, giao hàng đúng hẹn để giảm case mở tranh chấp.

Seller vừa (shop ổn định, vài trăm đơn/tháng)

• Ảnh hưởng: dễ bị soi tax info + nguồn traffic. Nếu login lộn xộn (VPN, team nhiều người) → dễ bị hold.
• Giải pháp:
  • Tách bạch tài khoản (nếu multi-store), login bằng IP sạch/ổn định.
  • Chuẩn bị quỹ dự phòng 1–2 tháng để cover chi phí ads/vận hành nếu payout chậm.
  • Tăng dần đánh giá tích cực để build trust, vì rating xấu dễ khiến Etsy nghi ngờ gian lận.

Seller lớn (doanh thu cao, brand riêng)

• Ảnh hưởng: dòng tiền lớn → nếu bị giữ 30% hoặc hold payout = thiệt hại cực nặng. Ngoài ra, buyer có quyền opt-out cookies = remarketing giảm hiệu quả.
• Giải pháp:
  • Chuyển hướng đa kênh: TikTok Shop, Amazon, Shopify để không bị phụ thuộc Etsy.
  • Thiết lập CSKH riêng ngoài Etsy (email, chatbot) để xử lý khiếu nại nhanh, giảm nguy cơ dispute.
  • Đầu tư compliance chuẩn: EIN, ITIN, LLC, kế toán theo dõi thuế quốc tế → giảm rủi ro bị khấu trừ sai.

Lưu ý để tránh hold tiền do tranh chấp

Mô tả sản phẩm rõ ràng, minh bạch

• Ghi rõ chất liệu, size chart, màu sắc, thời gian ship.
• Dùng ảnh thật hoặc mockup sát với sản phẩm thực tế.
• Tránh từ ngữ mập mờ kiểu “giống hình”, “gần đúng” → dễ tạo kỳ vọng sai cho khách.

Quản lý shipping chặt chẽ

• Đảm bảo ship đúng deadline mà Etsy hiển thị cho buyer.
• Luôn cung cấp tracking chuẩn, tránh dùng dịch vụ rẻ nhưng tracking thiếu thông tin.
• Với thị trường US/EU, ưu tiên logistic có tracking tích hợp trực tiếp vào Etsy để khách theo dõi dễ dàng.

Xử lý refund/return minh bạch, nhanh gọn

• Có chính sách hoàn trả rõ ràng, dễ tìm trong shop policy.
• Khi khách yêu cầu, nên trao đổi chủ động và đưa ra giải pháp nhanh (refund một phần, gửi lại hàng, voucher bù…).
• Càng ít khách escalate dispute lên Etsy, càng ít nguy cơ Etsy hold tiền.

CSKH chủ động

• Trả lời tin nhắn trong vòng 24h, đặc biệt với complaint.
• Thường xuyên follow up tình trạng đơn để khách thấy shop có trách nhiệm.
• Tỷ lệ phản hồi nhanh giúp tăng độ trust với Etsy.

Theo dõi feedback & rating

• Khuyến khích khách để review tích cực bằng small gift/thank-you card.
• Tỷ lệ feedback 1-2 sao cao liên tục có thể trigger Etsy flag → tăng nguy cơ payout bị giữ.

Dòng tiền nên tối ưu thế nào?

Một trong những rủi ro lớn nhất sau update này chính là payout có thể bị giữ hoặc chậm trễ. Vì vậy, seller cần chủ động tối ưu dòng tiền để không bị tắc vốn:

Không để toàn bộ vốn xoay vòng phụ thuộc payout Etsy

• Luôn giữ một phần vốn lưu động ngoài Etsy (ví dụ gửi trong bank/ ví quốc tế).
• Nếu Etsy hold, bạn vẫn có tiền chạy ads, trả supplier và vận hành shop.

Tách riêng quỹ rõ ràng

• Quỹ vận hành: trả supplier, phí logistic, chi phí vận hành cơ bản.
• Quỹ marketing: chạy quảng cáo Etsy Ads, Google, Meta, TikTok…
• Quỹ dự phòng: tối thiểu 1–2 tháng chi phí để chống rủi ro payout delay.

Đa dạng kênh nhận tiền (đặc biệt với seller vừa & lớn)

• Ngoài Etsy Payments, cân nhắc kết nối Payoneer, Wise, Mercury hoặc bank quốc tế.
• Seller lớn có thể tách bạch tài chính: 1 tài khoản chuyên nhận tiền Etsy, 1 tài khoản cho marketing, 1 tài khoản tiết kiệm/dự phòng → giúp kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Theo dõi cashflow thường xuyên

• Lập bảng theo dõi doanh thu - chi phí - lợi nhuận - dòng tiền hàng tuần.
• Khi có tín hiệu payout chậm, ngay lập tức điều chỉnh chiến dịch ads/nhập hàng.

Thuế: Seller Việt cần cập nhật gì?

Sau update mới, thuế trở thành điểm nhấn quan trọng vì Etsy có quyền giữ hoặc khấu trừ payout nếu thông tin bạn cung cấp không chính xác. Đây là những điểm seller Việt cần nắm:

Cá nhân bán hàng

• Điền Form W-8BEN:
  • Đây là biểu mẫu do IRS (Sở Thuế vụ Mỹ) ban hành, dùng để chứng minh bạn là cá nhân nước ngoài, không cư trú tại Mỹ.
  • Etsy sẽ yêu cầu bạn hoàn tất mẫu này trực tiếp trong phần thiết lập Payments. Trong nhiều trường hợp, email từ Etsy hoặc đối tác (ví dụ Track1099 từ email: no-reply@track1099.com ) cũng sẽ gửi link để bạn điền.
• Ý nghĩa của Form W-8BEN:
  • Khi điền đúng, bạn sẽ được áp dụng mức khấu trừ thuế theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần mà Việt Nam và Mỹ đã ký (nếu có).
  • Nếu không có hiệp định hoặc bạn điền sai, mặc định IRS yêu cầu Etsy khấu trừ 30% trên các khoản thu nhập được coi là phát sinh từ Mỹ (US-sourced income).
• Hiệu lực của Form:
  • Form W-8BEN có giá trị trong 3 năm kể từ ngày ký.
  • Nếu thông tin thay đổi (ví dụ: địa chỉ, quốc tịch, số thuế TIN), bạn cần nộp lại mẫu mới. Nếu để hết hạn, Etsy sẽ tự động áp dụng mức khấu trừ cao nhất (30%).

Công ty/LLC

• Sử dụng Form W-8BEN-E (dành cho tổ chức) và phải có EIN hoặc ITIN.
• Giải thích thêm để mọi người hiểu rõ hơn về EIN/ITIN:
• EIN / ITINDoanh nghiệp hoặc tổ chức phải có EIN (Employer Identification Number) để điền vào W-8BEN-E. Đây là cách duy nhất IRS xác nhận bạn là thực thể hợp pháp, đủ điều kiện hưởng hiệp định thuế nếu có.ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) chỉ áp dụng cho cá nhân, còn với LLC/Corp thì EIN là bắt buộc.
• LLC tại Mỹ
  Nếu lập LLC tại Mỹ, bạn mặc định trở thành US entity nên phải có EIN để Etsy/IRS nhận diện và áp đúng nghĩa vụ thuế. Nếu không có EIN, doanh nghiệp sẽ bị coi là “undocumented” → Etsy có quyền giữ hoặc khấu trừ 30% theo mức mặc định của IRS.

Rủi ro nếu khai sai/thiếu

• Etsy/IRS có quyền mặc định khấu trừ 30% gross revenue trên toàn bộ doanh thu.
• Trong một số trường hợp, Etsy có thể giữ lại toàn bộ payout cho tới khi bạn cung cấp thông tin chính xác.
• Điều này cực kỳ nguy hiểm với seller VN: bạn có thể bán tốt nhưng không chạm được vào tiền nếu giấy tờ thuế sai.

Giải pháp thực tế

• Trước khi mở shop, chuẩn bị sẵn EIN/ITIN hoặc W-8BEN hợp lệ.
• Nếu chưa chắc chắn, nên tham khảo kế toán quốc tế hoặc dịch vụ chuyên xử lý thuế cho seller Etsy/Amazon để tránh sai sót nhỏ nhưng hậu quả lớn.
• Cập nhật hồ sơ định kỳ (khi thay đổi địa chỉ, LLC, hoặc trạng thái thuế).

Sau thay đổi này, cuộc chơi trên Etsy không còn dễ thở như trước. Những ai quen vận hành kiểu chắp vá sẽ bị loại bỏ nhanh chóng, còn những shop biết chuẩn hóa hệ thống sẽ đứng vững và tiến xa. Seller Việt nên coi đây là bước ngoặt để nâng cấp mình: quản trị tài chính khôn ngoan, hồ sơ pháp lý sạch sẽ và quan trọng nhất là tư duy đa kênh. Chỉ khi đó, rủi ro mới biến thành cơ hội và một shop nhỏ mới có thể vươn tầm thương hiệu toàn cầu.